Wartapalaindonesia.com, EDUKASI – Artikel ini merupakan isi bab kedua dari buku “Cara Menjadi Relawan Garis Depan di Lokasi Gempa”. Bab kedua Posko Kemanusiaan Relawan garis Depan. Berisi 7 artikel (nomor 7 hingga 13).
Buku ini ditulis oleh Ahyar Stone (Pemimpin Redaksi Wartapala. Anggota Dewan Pengarah SARMMI). Terbit pertama Januari 2024. Penerbit Jasmine Solo, Jawa Tengah. Buku ini diterbitkan atas kerja sama Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS), Wartapala, SARMMI. Selamat membaca. (Redaksi).
a. Manajemen Posko Harus Fleksibel
Pengertian manajemen secara umum adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan terhadap sumber daya yang dimiliki.
Posko kemanusiaan yang Anda dirikan, meski sederhana tetap perlu manajemen. Tetapi penerapannya tak boleh kaku. Melainkan harus fleksibel dan membuat segala aktivitas menjadi lancar dan praktis. Pengurus atau orang yang bertanggung jawab di struktur posko kemanusiaan, sifatnya juga fleksibel.
Untuk tahap awal, struktur posko kemanusiaan cukup terdiri dari ketua tim operasi kemanusiaan, kordinator logisitik dan kordinator humas.
Sebagai solusi jika jumlah relawan masih sedikit, tiap relawan boleh rangkap jabatan. Misalnya relawan yang menduduki posisi koordinator humas, boleh merangkap jadi koordinator sekolah darurat.
Jika datang relawan baru, struktur posko kemanusiaan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan.
b. Ketua Tim Operasi Kemanusiaan
Tentu banyak yang wajib dikerjakan oleh ketua tim operasi kemanusiaan. Umpamanya mengawasi pelaksanaan operasi kemanusiaan. Memimpin rapat intern. Mengambil keputusan. Melakukan koordinasi dengan pihak lain.
Ketua tim operasi juga bertindak sebagai juru bicara. Baik saat menyambut relawan baru yang mau bergabung, maupun ketika menerima utusan organisasi lain yang berkunjung. Model informasi satu pintu ini dimaksudkan agar informasi yang dikeluarkan isinya seragam.
Meski punya banyak tanggung jawab, ketua tim operasi tetap terjun ke lapangan dan terlibat di pekerjaan kerelawanan. Bukan hanya menunggu di posko. Kecuali jika jumlah relawan sudah mencukupi.
c. Koordinator Logistik
Tugas kordinator logistik cukup beragam serta harus dikerjakan secara teliti dan cepat. Mulai dari pendataan, mencatat perlengkapan dan peralatan tim relawan garis depan, mengatur posko kemanusiaan hingga membagikan bantuan ke warga.
Mendata dan kemudian melakukan pemutakhiran data asesmen adalah pekerjaan yang senantiasa harus dilakukan kordinator logistik. Perubahan data warga di desa focus area sangat mungkin terjadi setiap saat.
Umpamanya, semula di desa focus area ada 2 wanita hamil dan 4 bayi. Tatkala seorang wanita hamil tadi melahirkan, otomatis ada perubahan angka pada kolom jumlah wanita hamil dan kolom jumlah bayi. Ada yang berkurang dan ada yang bertambah.
Koordinator logistik juga membuat pengumuman atau informasi yang berisi nama desa focus area beserta kecamatan dan kabupatennya. Data kerusakan desa focus area. Program kerja posko kemanusiaan. Kemudian daftar nama relawan berikut induk organisasinya dan kota asalnya.
Semua data dan pengumuman ditulis menggunakan spidol besar di kertas karton. Bisa pula di beberapa lembar kertas HVS yang direkatkan bersebelahan. Lebar dan panjangnya sesuai kebutuhan. Lalu tempel di dinding atau di tempat yang mudah dilihat.
Untuk merekatkan kertas HVS dan menempelkan hasil asesmen di dinding, gunakan lakban bening atau lakban kertas yang Anda bawa dari kota asal.
Semua data dan pengumuman tersebut, selain berguna untuk relawan garis depan, juga untuk memberitahu relawan yang datang mengantar bantuan, serta pihak lain yang berkunjung. Untuk menyalin data yang ditempel, mereka cukup memotretnya menggunakan kamera HP.
Koordinator logistik juga bertanggung jawab mengurus posko kemanusiaan. Misalnya kebutuhan makan dan minum para relawan dan tamu yang menginap.
Juga menyiapkan kebutuhan untuk penyelenggaraan kegiatan kemanusiaan. Tugas penting lainnya yang mutlak dilakukan koordinator logistik adalah menerima dan mencatat bantuan yang masuk. Baik bantuan yang dibawa tim relawaan garis depan maupun bantuan yang baru datang dari tim lain.
Setelah semua bantuan dicatat, berikutnya yang dilakukan kordinator logistik adalah memilah-milah bantuan. Lalu mendistribusikannya ke warga yang didampingi sambil membuat dokumentasi serah terima bantuan.
d. Menerima Relawan Lain yang Bergabung
Ketika posko kemanusiaan sudah beroperasi beberapa hari, biasanya ada tim relawan dari organisasi lain yang hendak bergabung.
Sebelum datang, mereka umumnya menghubungi relawan garis depan di posko kemanusiaan tersebut. Atau menghubungi organisasi induk relawan garis depan.
Setelah tim relawan yang mau bergabung sampai di posko kemanusiaan, kewajiban ketua tim operasi kemanusiaan adalah menerima mereka bergabung.
Kepada mereka, ketua tim operasi kemanusiaan menyampaikan situasi dan kondisi desa focus area. Apa saja yang sudah dilakukan relawan garis depan selama sekian hari berada di desa focus area. Apa saja yang berikutnya dilakukan. Sampaikan pula ke mereka informasi lain yang perlu mereka ketahui sebagai relawan yang baru bergabung.
Dalam seremonial sederhana itu, mereka juga menyampaikan bantuan yang mereka bawa, tujuan mereka datang, kemampuan masing-masing personil dan lain sebagainya
Setelah itu ketua tim operasi kemanusiaan mengajak mereka diskusi. Gunanya untuk membagi tiap personil ke struktur yang belum ada koordinatornya. Angkat mereka sebagai koordinator. Umpamanya koordinator listrik darurat. Koordinator perbaikan jaringan pipa air bersih dan sebagainya.
Kendati mereka sudah menjadi pengurus posko kemanusiaan, tetapi jika mereka membawa program atau misi khusus dari organisasi induknya, hal ini boleh dilaksanakan.
Program khusus misalnya memeriksa kesehatan ternak warga. Kewajiban relawan lain di posko kemanusiaan adalah membantu merealisasikan program khusus tersebut.
Semua tim relawan yang bergabung di posko kemanusiaan, tetap memakai seragam induk organisasinya. Demikian halnya bila tiap tim relawan membawa atribut induk organisasi seperti bendera atau banner. Atribut ini boleh dipasang di posko kemanusiaan.
Akan lebih elok kalau atribut semua tim relawan dipasang di satu titik. Misalnya di dinding luar posko kemanusiaan. Supaya rapi, banner utama posko kemanusiaan dipasang di tengah. Atribut tim relawan dipasang di sekitarnya. (as).
Foto || SARMMI
Editor || Danang Arganata, WI 200050
Kirim tulisan Anda untuk diterbitkan di portal berita Pencinta Alam www.wartapalaindonesia.com || Ke alamat email redaksi Wartapala Indonesia di wartapala.redaksi@gmail.com || Informasi lebih lanjut : 081333550080 (WA)
