Perusahaan atau organisasi yang melegenda dengan kesuksesan panjang memiliki pengalaman yang kaya, buah dari pemikiran para tokoh pandai di dalamnya. Biasanya mereka sudah berhasil melewati berbagai krisis, baik eksternal maupun internal, dan bangkit kembali menjadi lebih kuat. Ribuan proyek pernah dikerjakan dan ribuan masalah pernah diselesaikan.
Namun, apakah mereka juga mendokumentasikan dengan baik perjalanan jatuh bangun yang pernah dialami serta pelajaran dari setiap proyek. Oleh karena itu, ketika masalah serupa muncul kembali, mereka sudah memiliki rujukan untuk menanganinya? Bukankah tim yang lebih muda dapat dengan cepat mencari dalam sistem dan mempelajari langkah-langkah sukses yang sudah disarikan sehingga tidak perlu lagi mengalami kesulitan panjang seperti yang dilalui oleh para pendahulunya?
Pengetahuan yang tidak dikelola dengan baik akan sulit ditemukan ketika dibutuhkan, hilang pelan-pelan bersama orang-orang yang pergi sebelum diwariskan ke generasi berikutnya.
Kearifan organisasi, pengetahuan atau know how ini sering tersebar di e-mail lama, laptop mantan karyawan, atau malah dalam kepala karyawan senior yang sebentar lagi pensiun. Ketika mesin produksi manufaktur tiba-tiba rusak, semua orang panik. Produksi terhenti beberapa hari sampai teknisi yang harus dipanggil dari luar negeri datang.
Belakangan diketahui, gangguan serupa pernah diatasi oleh seorang supervisor yang sudah pensiun. Sayangnya di organisasi yang sekarang tidak ada yang mengetahui jejak masalah tersebut. Ketika ditelusuri riwayat kejadian ini, supervisor pensiun senior bilang, “Mengapa Anda tidak mengecek e-mail saya?”
Dampak mengelola pengetahuan
Pengabaian terhadap aset pengetahuan ini tidak terlihat di laporan keuangan perusahaan. Akibatnya, perusahaan sering tidak menyadari bahwa mereka sedang mengalami kerugian secara berangsur karena pengetahuan ini tidak tersimpan dengan baik.
Kerugian yang paling jelas adalah waktu kerja yang terbuang. Karyawan harus menghabiskan jam-jam produktif hanya untuk mencari informasi, bertanya kiri-kanan, atau mengulang melakukan kesalahan yang sama.
Karyawan tidak tahu hal itu sudah pernah dicoba dan ternyata tidak efektif. Mereka melakukan pekerjaan dari nol tanpa sadar bahwa ia sebenarnya bisa saja melakukan modifikasi dan perbaikan dari model yang pernah dibuat sebelumnya. Menurut laporan Bloomfire, inefisiensi seperti ini bisa menggerus sekitar 25 persen penghasilan tahunan organisasi.
Dampak berikutnya terhadap kualitas keputusan. Tanpa akses ke pengalaman sebelumnya, keputusan diambil berdasarkan asumsi, bukan pembelajaran nyata. Proses inovasi pun berjalan lambat karena ide bagus di satu unit tidak sampai ke unit lain. Solusi yang sudah ditemukan di satu tempat tidak menyebar ke tempat lain.
Dan, tentunya, perusahaan menjadi sangat tergantung pada individu tertentu. Begitu sosok kunci keluar, kemampuan organisasi ikut hilang dan organisasi harus melakukan investasi lagi untuk pengetahuan yang sebenarnya sudah pernah dimiliki.
Sebaliknya, keuntungan mengelola pengetahuan sangat nyata. Perusahaan yang membuat library dari proposal terbaik yang pernah dibuat untuk bisa diakses kembali, menunjukkan tingkat kemenangan tender yang lebih tinggi. Sebab, mereka memiliki waktu lebih banyak untuk melakukan inovasi dari proposal sebelumnya dan tepat waktu dalam penyampaian proposal.
Di perusahaan ritel besar dengan ratusan cabang, solusi dari satu cabang bisa langsung diterapkan di cabang lain setelah knowledge sharing rutin dilakukan. Kesalahan tidak lagi diulang di tempat berbeda, dan biaya operasional turun tanpa investasi besar.
Manajemen pengetahuan juga berperan besar dalam mempercepat adaptasi karyawan baru. Dengan dokumentasi dan panduan yang baik, karyawan baru dapat dengan cepat memahami sistem kerja dan proses bisnis perusahaan sehingga dapat segera berkontribusi pada produktivitas.
Membangun manajemen pengetahuan
Bagaimana memulai manajemen pengetahuan agar tidak terasa rumit?
Langkah pertama, memetakan apa yang sebenarnya paling penting untuk disimpan. Mulai dari pertanyaan sederhana: informasi apa yang paling sering dicari orang? Proyek apa yang sering berulang? Kesalahan apa yang sering terjadi? Dokumentasi tidak hanya data atau informasi, tetapi juga pengalaman keberhasilan, kegagalan, hingga apa yang harus dilakukan di masa mendatang.
Kedua, merancang knowledgegraph. Manajemen pengetahuan konvensional berfokus pada dokumen dan folder. Namun, untuk membangun kecerdasan organisasi dan membuat data berbicara mendukung keputusan, informasi harus disusun sehingga dapat terjalin hubungan yang bermakna.
Ketiga, pastikan manajemen pengetahuan terintegrasi dalam proses kerja. Manfaatkan kecanggihan AI untuk mengaplikasikan manajemen pengetahuan secara otomatis dalam pekerjaan sehari-hari. Banyak cerita kegagalan manajemen pengetahuan karena dianggap sebagai pekerjaan tambahan. Tanpa otomasi, sistem yang sudah jadi pun bisa mangkrak. Dokumen tidak diperbarui, folder menjadi kuburan file lama.
Yang juga harus diingat adalah manajemen pengetahuan bukan semata proyek TI. Ia adalah proyek budaya. Setiap orang perlu memahami bahwa berbagi pengetahuan bukan berarti kehilangan keunggulan pribadi, melainkan justru memperkuat organisasi tempat mereka bekerja.
Organisasi yang kuat membuat setiap orang terlihat lebih pintar karena semua bisa belajar dari pengalaman bersama. Pemimpin harus memberi contoh dengan senantiasa melakukan pengambilan keputusan berdasarkan data kuat yang dimiliki organisasi.
Mindset lain yang perlu dibangun adalah bahwa kesalahan bukan untuk disembunyikan, melainkan untuk dipelajari. Organisasi yang sehat adalah organisasi yang berani berkata, “Kita pernah salah, dan kita belajar.” Pengetahuan bukanlah milik individu, melainkan milik organisasi sehingga harus tetap berada dalam organisasi meskipun individu berganti.
Pada akhirnya, manajemen pengetahuan bukan tentang dokumen, server, atau digital platform. Manajemen pengetahuan adalah bagaimana pengalaman, pembelajaran, dan kecerdasan kolektif sebuah organisasi terus hidup dan berkembang.
Perusahaan yang berhasil bertahan puluhan tahun biasanya bukan yang paling cepat berubah, melainkan yang paling mampu belajar dari perjalanan panjangnya sendiri.
HR CONSULTANT/KONSULTAN SDM
Eileen Rachman & Emilia Jakob
Character Building Assessment & Training EXPERD
EXPERD (EXecutive PERformance Development) merupakan konsultan pengembangan sumber daya manusia (SDM) terkemuka di Indonesia.
